疫情冲击办公 型态重新定义

国内三级警戒经历了三度延长，持续逾两个月，神通资科也从5月开始进行分流办公，但远端作业也让出勤管理必须进行一连串的调整，包括平时上班会使用的差勤、签核系统、分流如何管制等等问题，面对接二连三遭遇的挑战，除了神通防疫小组机动性进行会议、制定政策，其他各个部门也尽力扮演支援角色，一切都为确保神通员工的健康安全。同时，神通所开发的无接触式设备，更在疫情期间发挥莫大效益，让各种业务营运及活动举办，不受疫情冲击。

防疫小组机动反应 守护员工健康

五月初发生的诺富特华航机师事件，神通资科开始提高警戒，相关行政部门进行了一场实地演练，因此，五月中三级警戒前一个星期，在苏亮董事长的督导和指挥下，神通防疫小组立即成军，并针对大楼管理及分流管制方式进行沙盘推演，包括目前使用的防疫专区通报、线上打卡、线上工作日志等系统功能以及连结分流管制的白名单等等，都是在此阶段以测试雏形使用。然而在三级警戒之后，神通防疫小组仍然要在各种突发状况下随机应变，例如两星期必须更新一次的白名单、MIS随时依需求更新各种系统，是否持续分流、普筛如何进行（包括外点）等等，除了要符合全体员工的最大利益，同时也要配合当下疫情的变化做出判断，着实是高压的工作。

疫后回流办公的反思
即便是国际大型企业，例如Google、苹果（Apple）、亚马逊（Amazon）、摩根史坦利（JP Morgan）等企业，在着手准备让员工返回办公室，结果都不一定顺利，例如，当工作地点得到解放，在工作目标皆达成的状况下，是否能够包容更多工作形式的可能性？或者员工是否习惯了在家办公？或是迫不及待想回公司上班？或是想要几天在家、几天进办公室等等。疫后的回流办公，企业要面对的是员工的诸多期待，因此，Google开始规划后疫情世代的户外工作区域，Apple也正研拟「Retail Flex」计画，让门市员工也能利用远端技术从事线上销售、客服等业务。

从神通经验看未来趋势

目前神通已安排员工进行全面普筛并分批回流，值得反思的是，居家办公期间所采取的变通作法，例如虚实整合、弹性化、数位化、自动化、云端化等措施，是否应该保留？或许可以考虑更多办公型态的可能性？从以下神通资科的经验，我们可以观察到，未来办公型态的改变，正在我们身边发生：

● 无接触式设备
神通MiAegis神盾机是神通防疫小组紧急开发完成的多功能温感脸辨机，目前常设于神通内湖总部大厅，不仅能够准确辨识员工身分，在戴着口罩的状态下，辨识准确率仍可达到95%，同时，只要汇入白名单表格，就能将体温量测和出勤管理整合。另一款防疫小组正在研拟开发的无接触式脸辨扣款机，即是以MiAegis神盾机为原型开发的新机型，针对神通员工餐厅的消费具备确认补助者身分及受补助金额等功能，COVID-19成了「无接触式设备」催化剂，意味着无接触式设备将会是疫后市场的强烈需求。

● 无纸化作业
目前神通的业管、采购作业已全程采取无纸化作业，所有单据文件皆转成PDF数位档，以标准储存格式暂存在云端硬碟，易于云端共享、协作以及审核查阅，作业结束后，再转至NAS资料库中永久备存，也可作为未来定期稽核与查帐之用。无纸化作业符合环保永续精神，更能为企业节省纸张印刷的开支、加快处理流程，在资料保存上面更能节省空间、人力，但另一方面，数位储存的资料要注意的是网路安全的防护。

● 资讯安全
因应长期远距沟通而大量增加的数位工具，也让骇客嗅到可乘之机。资讯安全的确保刻不容缓，传统边界防御（firewall）的观念已经过时，网路无边界，企业必须健全资安专责团队，不断学习精进，提高资安防御能力。同时，资安防护人人有责，因此企业也必须提高同仁的资安意识，透过全面持续的教育训练，做足日常防御措施，才能将骇客入侵的机率降至最低。

● 数位电子签章
数位电子签章是各部门纸本作业转换成线上作业时，最迫切改变的需求。神通已经配合许多厂商在 DOCUSIGN平台上进行数位签章，并且与公司内部既有的合约系统整合使用，目前神通资科正试用几个方案，未来也将研拟全面实施。虽然台湾于2001年通过电子签章法后，开放银行行员在线上签署或处理内部公文，而电子签章所使用的技术是否具备合规性、合法性及安全性，仍是企业更为关注的议题，过去在许多条件未到位的状况下，企业仍会因此踌躇不前，但因为疫情的关系，也不得不正视数位电子签章的可行性。

● 差勤系统
神通资科为紧急应变突如其来的三级警戒，特别在内部员工系统中开发「防疫专区」系统，提供员工「线上打卡」、「健康自主管理」、「员工防疫自主通报」等功能。例如，若有自主通报疑似接触史者，就能方便列入职护的追踪控管名单；全员填报出勤记录与工作日志，不但方便主管远距管理，也让在家工作的同仁维持必要的工作纪律，同时即时产出工作报告。差勤系统因为疫情关系，不再只是打卡上下班，开始有了性质的改变与功能的延伸，也传达了公司对员工的关怀与照顾，它的未来式也值得我们探讨。

● 线上学习
疫情改变了传统教育机构的教学模式，当然员工教育训练也必然有所影响，不少企业纷纷转而采取线上学习的模式。神通在疫情期间举办的的线上课程，包括由专业咨商心理师讲授的「乐活讲座」，提供员工面对疫情的防「郁」技巧，常态性开设的「卓越讲堂」活动也将推出「名人数位讲堂」，未来将朝虚实整合来规划，不但内容更多元丰富 ，也方便同仁弹性参与。企业如何透过新的学习平台及方法，建立更优质的学习环境及学习文化，将是未来成长的另一个契机。

投资办公空间和科技 迎向混合办公新常态

神通资科的Google Workspace的使用统计中，我们发现在居家远距工作期间，Google Meet及Hangout的使用量明显增加许多。 Google Workspace的Gmail、Google Drive、Google Meet、Hangout及Calendar操作简易，让同仁随时随地可工作，工作效率反而提升，管理沟通不掉漆，协同合作亦可行。而各阶层主管，也能透过一目了然、掌控全局的管理数据仪表板，取得所需的BI管理报表，掌握业务现况与动向。

从神通经验来看，居家办公（WFH）或混合办公（Hybrid workplace）也能是一个让劳资双方皆满意的工作模式，因此未来企业必然需要有一套赋能员工弹性工作的计画，同时也必须将更多投资放入实体办公空间和数位科技工具，协助实体与数位的工作场域都能够沟通无碍，才能真正实现顺畅运作的居家/混合办公新常态。