G Suite導入超過1,200人 神通資科數位轉型邁大步

神通資訊科技引領潮流，作為全台灣最大的SI（System Integration） 公司，早在2013 年就看到雲端是未來的科技趨勢，即導入G Suite 領 先群雄邁向數位轉型一大步。

一般人聽到數位轉型，都會覺得這是很遙遠的事情，在 第一線面對客戶時，我們常常會聽到「轉型要花很多的錢呀」、「動到系統很麻煩」諸如此類的抱怨，或是覺得現在公司沒賺錢，怎麼會有預算去做數位轉型呢。大家之所以覺得轉型很困難，那是因為沒有找到好方法或是 知道如何跨出第一步，神通資科秉持著TMD（Technology, Methodology, Domain Knowledge）的 Know How， 有豐富 轉導產業的經驗，作為企業與數位轉型中間的橋樑，最瞭解客戶的痛點及難處，我們瞭解數位轉型非一蹴可及，必須先求有再求好，一步一步的慢慢到位。

數位轉型的精神就是數位化，建議從每天使用的 email 開始，先把 email 放上雲端，展開數位轉型的首部曲，當第 一步跨出後，火車頭動了，後面的列車也會跟著動。

以往分享的案例，都是從輔導客戶導入 G Suite 的角度 來介紹，這次要從神通資科自己導入 G Suite 的角度來說明， 介紹導入步驟與秘訣，以減少錯誤並增加效率。

神通導入 G Suite 時，員工數 逾 1,200 人，算是不小的工程，我們特地邀請當初協助導入 G Suite 的 MIS 部門同仁黃漢棠分享導入的心得及常見的問題：

Q：為什麼換掉原來的信箱系統，擁抱 G Suite ？

先前提到，從管理者高度來看，數位轉型第一步最好 由 email 開始；從執行面上來看，原來的信箱系統是放在自 建機房的 Lotus Notes，我們面臨到以下四個問題：

一、費用問題：升級原 Lotus Notes 版本將會產生大筆的支出，而且未來每次升級都還會產生費用，加上每年的維護費、機器固定汰換等，費用非常可觀。改用 G Suite， 初期帳面上看起來沒有差異，但時間拉長，把固定資產攤 提的費用算進去，就會省很大。G Suite 的版本還會自動更 新，根本不需要維護及額外的費用，最重要的是，依使用
的人數計算，非常划算。

二、安全性的問題：以前 MIS 每天要解決信箱中病毒及垃圾信問題，還要常更新防毒軟體及防火牆，但病毒日新月異，很難隨時對付新的病毒。Google 有專責 的資安團隊，可確保雲端上的資訊安全。

三、時間效率問題：神通對客戶服務的信箱必須保持不中斷，但每次版本升級都會有服務中斷的問題，在沒有更新的惡性循環下， 問題當然也愈來愈多。Gmail 有高達 99.9% 的 保證執行時間，除了會自動升級外，也不用擔心延遲的問題。

四、使用空間問題：空間不夠是最常見的問題， G Suite 基本版提供 30G 的空間，商務版則提供無上限的空間。

Q：神通資科總共花多少時間導入？

導入的時間因人因公司而異，只要一個按鍵，G Suite 服務即可使用，但神通員工眾多，除了要考慮公司的文化， 還要照顧員工的感受，因此MIS 擬定了縝密的3 個月作戰計畫。

第一週MIS教育訓練：3 名負責導入的同仁詳讀原廠 導入手冊後，擬定教育訓練手冊，同時選出第一階段的 200 位試用者，包含各部門的種子教官，目的是在導入時能就近協助解決問題。

第二週至一個月：期間內試用者將問題匯總，MIS 除了協助處理，也會做成訓練教材，初期都是對系統不熟悉導致的問題，但因介面簡單，故試用期滿其滿意度高達 99%。

第二個月至第三個月：全公司導入，進行全公司的教育訓練並成立戰情中心，若員工在使用上有任何問題，可隨時詢問各部門的種子教官，種子教官無法解決的，再轉給 MIS，減少抱怨及抗拒。

Q：導入前期常遇見的問題？如何做新舊系統的移轉？

原則上Domain設定好，按下開啟鍵，即可開始在Gmail信箱收發信件。開啟 G Suite 服務的前期，通常會讓新舊信箱系統同時存在，可以選擇讓新舊信箱同時收到信，或是只讓新信箱收到信，舊信箱則存放舊信件以便查詢用。

神通選擇前者，MIS 可以透過轉換工具將舊信箱的信 全部傳到新信箱。如果要提供給稽核人員未來稽核用，可以使用 Google 保管箱功能，可保留、搜尋、匯出資料及設定訴訟保留項目，以支援企業封存和電子蒐證的需求。舊的 notes 信箱，仍留在 server 上，讓同仁查詢或下載留存。

使用 G Suite 的成效

一、MIS 人力升級再活化

在導入G Suite 前有三位負責email 事務的人員，導入 G Suite 後只需一位，但數位化最重要的精神並不是計算省 下多少的人力，是將人力用在更重要的工作推動上。MIS 一 直在進行許多數位轉型的任務，如果沒有導入 G Suite，後 續工作無法迅速展開。

二、線上協作 工作高效率

改變工具就能改變流程，透過多人線上協作功能，開會時的會議紀錄馬上就能產出，會議結論馬上實踐，工作效率大幅提升。業務人員的業績數字，透過協作功能隨時 更新，避免e-mail 往返，寄錯版本等問題。過去管理師匯 整各部門的管理月報檔案，會議前兩天就會停止收件，但後續修改難以避免，十分困擾，多人線上協作解決了這個問題，它獲得了最高員工滿意度，已成為必備功能。

三、行動化實現行動辦公室

召開會議時，常因與會人員眾多，召集困難，現在只要有智慧型手機， 打開 Hangouts 或 Meet 隨時可以召開會議，甚至人在公司外面也可參與會議，再也不用擔心找不到會議室或無法到場出席會議。

G Suite 總共提供十多種應用，除了 Gmail 信箱外， 還有其他好用的辦公工具，包括 協作平台、Hangouts、日曆、雲端硬 碟、表單及文件、Meet、地圖、翻譯、相簿、Cloud Search等，只需一次費用，包辦所有服務，真正實現雲端辦公室，行動辦公高效率，幫助踏出數位轉型第一步。