疫情衝擊辦公 型態重新定義

國內三級警戒經歷了三度延長，持續逾兩個月，神通資科也從5月開始進行分流辦公，但遠端作業也讓出勤管理必須進行一連串的調整，包括平時上班會使用的差勤、簽核系統、分流如何管制等等問題，面對接二連三遭遇的挑戰，除了神通防疫小組機動性進行會議、制定政策，其他各個部門也盡力扮演支援角色，一切都為確保神通員工的健康安全。同時，神通所開發的無接觸式設備，更在疫情期間發揮莫大效益，讓各種業務營運及活動舉辦，不受疫情衝擊。

防疫小組機動反應 守護員工健康

五月初發生的諾富特華航機師事件，神通資科開始提高警戒，相關行政部門進行了一場實地演練，因此，五月中三級警戒前一個星期，在蘇亮董事長的督導和指揮下，神通防疫小組立即成軍，並針對大樓管理及分流管制方式進行沙盤推演，包括目前使用的防疫專區通報、線上打卡、線上工作日誌等系統功能以及連結分流管制的白名單等等，都是在此階段以測試雛形使用。然而在三級警戒之後，神通防疫小組仍然要在各種突發狀況下隨機應變，例如兩星期必須更新一次的白名單、MIS隨時依需求更新各種系統，是否持續分流、普篩如何進行（包括外點）等等，除了要符合全體員工的最大利益，同時也要配合當下疫情的變化做出判斷，著實是高壓的工作。

 

疫後回流辦公的反思

即便是國際大型企業，例如Google、蘋果（Apple）、亞馬遜（Amazon）、摩根史坦利（JP Morgan）等企業，在著手準備讓員工返回辦公室，結果都不一定順利，例如，當工作地點得到解放，在工作目標皆達成的狀況下，是否能夠包容更多工作形式的可能性？或者員工是否習慣了在家辦公？或是迫不及待想回公司上班？或是想要幾天在家、幾天進辦公室等等。疫後的回流辦公，企業要面對的是員工的諸多期待，因此，Google開始規劃後疫情世代的戶外工作區域，Apple也正研擬「Retail Flex」計畫，讓門市員工也能利用遠端技術從事線上銷售、客服等業務。

 

從神通經驗看未來趨勢

目前神通已安排員工進行全面普篩並分批回流，值得反思的是，居家辦公期間所採取的變通作法，例如虛實整合、彈性化、數位化、自動化、雲端化等措施，是否應該保留？或許可以考慮更多辦公型態的可能性？從以下神通資科的經驗，我們可以觀察到，未來辦公型態的改變，正在我們身邊發生：

● 無接觸式設備
神通MiAegis神盾機是神通防疫小組緊急開發完成的多功能溫感臉辨機，目前常設於神通內湖總部大廳，不僅能夠準確辨識員工身分，在戴著口罩的狀態下，辨識準確率仍可達到95%，同時，只要匯入白名單表格，就能將體溫量測和出勤管理整合。另一款防疫小組正在研擬開發的無接觸式臉辨扣款機，即是以MiAegis神盾機為原型開發的新機型，針對神通員工餐廳的消費具備確認補助者身分及受補助金額等功能，COVID-19成了「無接觸式設備」催化劑，意味著無接觸式設備將會是疫後市場的強烈需求。

● 無紙化作業
目前神通的業管、採購作業已全程採取無紙化作業，所有單據文件皆轉成PDF數位檔，以標準儲存格式暫存在雲端硬碟，易於雲端共享、協作以及審核查閱，作業結束後，再轉至NAS資料庫中永久備存，也可作為未來定期稽核與查帳之用。無紙化作業符合環保永續精神，更能為企業節省紙張印刷的開支、加快處理流程，在資料保存上面更能節省空間、人力，但另一方面，數位儲存的資料要注意的是網路安全的防護。

● 資訊安全
因應長期遠距溝通而大量增加的數位工具，也讓駭客嗅到可乘之機。資訊安全的確保刻不容緩，傳統邊界防禦（firewall）的觀念已經過時，網路無邊界，企業必須健全資安專責團隊，不斷學習精進，提高資安防禦能力。同時，資安防護人人有責，因此企業也必須提高同仁的資安意識，透過全面持續的教育訓練，做足日常防禦措施，才能將駭客入侵的機率降至最低。

● 數位電子簽章
數位電子簽章是各部門紙本作業轉換成線上作業時，最迫切改變的需求。神通已經配合許多廠商在 DOCUSIGN平台上進行數位簽章，並且與公司內部既有的合約系統整合使用，目前神通資科正試用幾個方案，未來也將研擬全面實施。雖然台灣於2001年通過電子簽章法後，開放銀行行員在線上簽署或處理內部公文，而電子簽章所使用的技術是否具備合規性、合法性及安全性，仍是企業更為關注的議題，過去在許多條件未到位的狀況下，企業仍會因此躊躇不前，但因為疫情的關係，也不得不正視數位電子簽章的可行性。

● 差勤系統
神通資科為緊急應變突如其來的三級警戒，特別在內部員工系統中開發「防疫專區」系統，提供員工「線上打卡」、「健康自主管理」、「員工防疫自主通報」等功能。例如，若有自主通報疑似接觸史者，就能方便列入職護的追蹤控管名單；全員填報出勤記錄與工作日誌，不但方便主管遠距管理，也讓在家工作的同仁維持必要的工作紀律，同時即時產出工作報告。差勤系統因為疫情關係，不再只是打卡上下班，開始有了性質的改變與功能的延伸，也傳達了公司對員工的關懷與照顧，它的未來式也值得我們探討。

● 線上學習
疫情改變了傳統教育機構的教學模式，當然員工教育訓練也必然有所影響，不少企業紛紛轉而採取線上學習的模式。神通在疫情期間舉辦的的線上課程，包括由專業諮商心理師講授的「樂活講座」，提供員工面對疫情的防「鬱」技巧，常態性開設的「卓越講堂」活動也將推出「名人數位講堂」，未來將朝虛實整合來規劃，不但內容更多元豐富 ，也方便同仁彈性參與。企業如何透過新的學習平台及方法，建立更優質的學習環境及學習文化，將是未來成長的另一個契機。

 

投資辦公空間和科技 迎向混合辦公新常態

神通資科的Google Workspace的使用統計中，我們發現在居家遠距工作期間，Google Meet及Hangout的使用量明顯增加許多。Google Workspace的Gmail、Google Drive、Google Meet、Hangout及Calendar操作簡易，讓同仁隨時隨地可工作，工作效率反而提升，管理溝通不掉漆，協同合作亦可行。而各階層主管，也能透過一目了然、掌控全局的管理數據儀表板，取得所需的BI管理報表，掌握業務現況與動向。

從神通經驗來看，居家辦公（WFH）或混合辦公（Hybrid workplace）也能是一個讓勞資雙方皆滿意的工作模式，因此未來企業必然需要有一套賦能員工彈性工作的計畫，同時也必須將更多投資放入實體辦公空間和數位科技工具，協助實體與數位的工作場域都能夠溝通無礙，才能真正實現順暢運作的居家/混合辦公新常態。